Page 76 - 2025-26年度GMS扶輪基金獎助金管理研討會手冊

請以支票或其它可追蹤的方式支付相關專案的支出。存留所有75美元以
上的支出收據正本。如有人執行電子付款，保留紙張記錄顯示是由兩名
簽署人核准的付款。在分類帳簿中保存詳細的收據及交易記錄。帳簿中
必須記錄每筆交易的日期、金額及用途。交易可涵蓋所獲利息或來自返
還的收入。

盡量避免使用現金交易，但如果不能避免，請保留收據以確認現金支
付，並確保所有的收據必須有供應商或服務供應者的簽名。所有現金交
易必須由雙方贊助者核准。可以附有簽名的收據為證據。

保存文件
保存詳細記錄以符合扶輪社備忘錄、當地法律及標準商業執行方法。複
製所有文件，有助於專案活動可在即使有火災或其他災禍發生時仍不
受阻的持續進行。如果當地法律規定必須將資料正本提交基金會，您仍
需保留所有文件的副本。所有文件的紙本紀錄必須保存在扶輪社員能
取得的安全地點。

為您的記錄保留以下文件：

所有相關獎助金的通訊，包括電子信件
與受益者有關的文件，包括：
- 社區調查
- 與任何合作組織簽署的備忘錄
- 與受益機構或團體或 (當地市政府或政府機構等) 實施夥伴簽署的
其他協議
供應商提供的文件，包括：
- 報價單
- 合約
與獎助金有關的文件，包括：

- 獎學金受獎人 與職業訓練團隊 同意書
- 收據和發票
- 銀行對帳單與其他財務文件
- 存貨
- 相片

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全球獎助金指南