Page 68 - 2023-24DRFS扶輪基金會研討會

理
畫
計
務
管
財
社必須有書面的財務管理計畫來執行有一貫性的獎助金管理。
3. 財務管理計畫
財務管理計畫必須包括以下程序：
A. 維持一組標準帳戶，在其中包括所有獎助金資金的領取與支出紀錄。
B. 適宜地撥付獎助金
C. 各獎助金資金分開處理
D. 設立庫存系統來管理獎助金購買的設備和其他資產，並保存透過獎助金活動購買、製作或分發的物
品紀錄。
E. 確保所有有關獎助金的活動：包括資金兌換，遵守當地的法規

4. 銀 銀行帳戶要求
行
帳
要
戶
求
為了能夠獲得獎助金，社必須具備針對領取和撥付扶輪基金會獎助金的專屬帳戶。

A. 社銀行帳戶必須：
1. 至少有兩名扶輪社員簽署人，以便撥付資金
2. 為低息或無息帳戶
B. 記錄任何的利息收入，並將之用於符合資格且經核准的獎助金活動，或返還給扶輪基金會。
C. 為社贊助的每一個獎助金專案開立一個單獨的帳戶，帳戶的名稱必須清楚地表明其用途。
D. 不可以將獎助金資金存入投資帳戶，包括但不限於互惠基金（mutual funds）、定期存款、債券和
股票。
E. 提供銀行對帳單，以用於對證收據及扶輪基金會獎助金的使用目的。
F. 社必須具備轉讓銀行保管帳戶的書面計畫，以備簽署人有所變更。

5. 獎 獎助金使用情況報告
用
告
情
況
報
金
使
助
社必須遵守扶輪基金會的所有報告規定。獎助金報告是獎助金管理和資金管理的關鍵，因為扶輪基金會
可藉此瞭解獎助金的進展和用途。

6. 文件保留
保
件
文
留
社必須制定和維持良好的紀錄保管制度，以保存與資格認證及 TRF 獎助金活動有關的重要文件。保留
這些文件以協助獎助金維持透明管理，且為稽查或財務評估進行準備。

A. 必須保留的文件包括，但不限於：
1. 銀行資料，包括過去的對帳單影印本
2. 社資格認證的文件，包括簽署的扶輪社備忘錄
3. 計畫和程序的紀錄，包括：
a. 財務管理計畫
b. 存檔和儲存於資料庫的程序
c. 銀行帳戶簽署人的繼任計畫及保留資訊和文件的方法
4. 與獎助金有關的資訊，包括所有的收據和發票
B. 社的紀錄必須向社員公開且能供社員查看，而地區要求時必須提供
C. 必須將文件保留至少 5 年，或依當地法律規定保留更久

7. 舉 舉報獎助金濫用
獎
用
濫
金
報
助
社必須向地區報告任何潛在或實際的濫用或不當的資金管理行為，以締造禁止濫用獎助金的環境。

授權與協議
授
議
協
與
權
本備忘錄是社和地區之間的協定，並同意社將採取措施確保確切的實施獎助金活動及嚴謹的管理扶輪基金
會獎助金資金。藉由簽署本文件，本社同意遵守備忘錄的所有條款和規定。

下列簽署人代表___________________________扶輪/扶青社，同意遵守_________________扶
輪年度的備忘錄的所有條款，並將相關的扶輪社政策及程序的任何更改或修訂告知國際扶輪第_________
社備忘錄 (2022 年 7 月 1 日生效)
地區。

社長 社 社長當選人
長
社
當
人
長
選
任期 任 任期
任
期
期
姓名 姓 姓名
名
名
姓
簽署 簽 簽署
簽
署
署

日期 日 日期
期
期
日

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社備忘錄 (2022 年 7 月 1 日生效)