Page 37 - 2024-25 GMS研習會手冊
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3. 財務管理計劃 ②存檔之過程及資料庫。
扶輪社必需有一書面之財務管理計劃，據以對獎助金做持續之監督。 ③銀行帳戶簽署之承續計畫，資料和文件的保存。
A. 保有一套財務帳冊，它要包含完整的獎助金收支記錄。 (4) 有關獎助金之資料，包括收據及所有採購之發票。
B. 適當的運用獎助金。 B. 扶輪社之記錄必需要隨時可讓社員取得；地區要求時，亦可得到。
C. 持續分工負責管理獎助金。 C. 文件必須至少保留 5 年，或依當地法規定，保存更久。
D. 為了用獎助金採購之設備及其他資產建立一套庫存制度；並為獎助金活動保留各項採購、
生產或分發紀錄。 7. 獎助金誤用之報告
E. 確保所有獎助金活動包含基金之外匯轉換，要符合當地法律規定。 扶輪社必須對於獎助金有任何潛在的及實際的誤用或管理不當之情形向地區報告。該報告
可讓扶輪社養成一個良好環境，絕不容忍獎助金被誤用。
4. 銀行帳戶之要求
為了收取獎助資金，扶輪社須有專屬的銀行帳戶，該帳戶專供扶輪基金會獎助資金之收 認可及合同
支。 此備忘錄係扶輪社與地區之合同，也表示扶輪社將採取措施，正確執行獎助金之活動及妥
A. 扶輪社銀行帳號必須： 善管理扶輪基金之獎助金。藉由此合同之認可，本社同意遵守備忘錄之條件與要求。
(1) 支付款項需有至少兩位社員之簽字。 謹代表 ˍˍˍˍ 扶輪社，簽署人同意遵守 ˍˍˍˍ 扶輪年度備忘錄 (MOU) 所有條件及
(2) 應該是一種低或無利息之帳戶。 要求。本扶輪社政策和程序之變更或修改，若與這些要求有相關，將向國際扶輪 ˍˍˍˍ
B. 任何利息所得必須有記錄，同時，用於合格、被核准之獎助金活動；否則退還 TRF。 地區通知。
C. 扶輪社所主辦之每個獎助金專案要單獨設立帳戶，帳戶要註明所屬的專案名稱。
D. 獎助金不可以存入投資型帳戶，包括共同基金、定存單、債券及股票等。
E. 銀行帳單必需能證實收據及使用扶輪基金會之獎助資金。
F. 扶輪社必需留有一份書面計劃，以便於需要改換簽署人時使用。
社長 社長
5. 獎助金運用之報告
扶輪社必需遵守扶輪基金會報告之要求。獎助金之報告是獎助金管理與監督的重點，因為 任職年度 任職年度
它是告知扶輪基金會 (TRF) 有關獎助金之進度及資金如何支付。
姓名 姓名
6. 文件之保存
扶輪社必須建立並保存適當之會計記錄，以保存有關資格認證及扶輪基金會之獎助金， 保 簽署 簽署
存這些文件以證明在獎助金之管理上透明化，同時，以備審核或財務評估。
A. 文件必要保存的包括： 日期 日期
(1) 銀行資料，包括以往單據之副本。
(2) 扶輪社認證文件包含一份已簽署的備忘錄。 （本中文譯文僅供參考 簽署 MOU 請簽署正式英文版）
(3) 製作文件之計劃及程序，包含︰
①財務管理計劃。
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