Page 68 - 2021-22GMS基金獎助金管理研習手冊
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2020-21 GMS 扶輪基金獎助金管理研習會
2021-22 GMS 扶輪基金獎助金管理研習會
實行專案
既然所有夥伴與扶輪基金會已同意此項計畫，依據計畫實行專案至為重要。若面臨挑
戰，務必與所有相關者溝通，及時合作解決。計畫的任何變更必須由你的地域獎助金專
員核准。
在執行專案期間不斷地與專案委員會與團隊檢視進展，衡量成果，並聽取社區人士的
評估。同時，指派任務，並定期與夥伴社、合作組織、以及社區，確認進展情況，在問題
成爲威脅專案專案的危機之前，設法解決。你也應定期將更新資料提供社員。
製作下列人士的電子郵件名單：所有獎助金贊助者、合作組織、參與的社區人士、扶輪
社員、以及其他有關的團體。在專案週期中，將進度、挑戰、與解決方式等資訊提供每個
當事者。
最低限度，地主與國際贊助者應：
• 針對獎助金資助的專案，相互與受惠社區定期溝通
• 發現問題時，即刻與地域獎助金專員連絡
• 如欲變更專案的範圍與預算，應先得到雙方與扶輪的核准
• 每12個月向基金會報告
監測與評估
監測意指收集特定數據的持續步驟，並用此衡量與設立獎助金申請概要中的基準點，以
追蹤專案的進度。評估則是評定專案達成目標的程度。這兩項事宜幫助你瞭解能如何藉
由檢視專案的優勢與弱點，以及評定短期與長期的成果來改善專案。 監測與評估
你需全程監測專案。如此，可藉由提醒所有當事者對專案的預期成效爲何，以及確保有 MONITOR/
可衡量的進展成果，來確認專案的確朝向目標進行；有問題發生時，可迅速解決，從中 解決 學習 分享
學習，進行必要的調整。也可綜合監測過程中所得的教訓，將之運用於未來的專案，以
增進持續性與成功的可能性，並可與其他扶輪社員分享經驗。
Monitoring and evaluation supplement (監測及評估補遺) 包含扶輪用語的解釋，和可使
用於專案的監測計畫的範本。 Scholarships supplement (獎學金補遺) 包含監測全球獎
助金獎學金的其他建議。
財務透明
你在專案計劃時所制訂的財務管理計畫可幫助你追蹤獎助金資金，對所有當事者提倡
透明度，避免誤用資金。財務管理計畫是保存記錄的指引。
追蹤財務與整體進度可幫助你監控預算，在專案結束後評估成果，並為獎助金報告準
備好所有專案資料。確保所有參與專案人士保留收據、財務檔案、與溝通記錄。
開立銀行帳戶
扶輪基金會建議，除非有需要國際贊助方管理的正當理由，獎助金資金應由地主贊助社
管理。
贊助社應維持一個由社控制，僅用於收取和發放基金會獎助金資金的銀行帳戶。每一
個進行中的獎助金計劃應有各自的專屬帳戶。獎助金不可用於為扶輪社賺取利息收入，
全球獎助金指南 5: 實行、監測、評估計劃專案 23
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