Page 69 - 2021-22GMS基金獎助金管理研習手冊

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所以獎助金資金應保存在低利率或零利率的帳戶。爲了能供獎助金進出帳戶，並在需要
時提供銀行帳戶結算單，帳戶可有多次支付的靈活度。帳戶名稱應為社名，所有的資金
進出必須有兩名扶輪社員簽署人(受款人)簽名。

將轉換專案銀行帳戶控制權的繼任計畫準備好，以備簽署人之一無法執行職責之時。如 獎助 金同意 書 是
果帳戶簽署人更換，請務必通知你的獎助金專員。 基金會與扶輪社之間的協
定，依據美國伊利諾州的
州法 (因為扶輪基金會是
遵循當地法律 設 於 伊 利 諾州的法 人 組
扶輪基金會遵從國際規範，但某些國家或區域的法律可能比基金會的規範更為嚴苛。 織)以及美國聯邦法。獎助
瞭解和遵從當地法律是地主與國際贊助者雙方的責任。相反的，如果當地法律較為鬆 金贊助者也應遵循當地的
懈，社仍須達到基金會的規範。 法律。
在當地法律與基金會規範不相符的情況下 (例如銀行帳戶名)，則依情處理。連絡你的
payment coordinator (付款協調雇員)以取得更多資訊。

資金轉帳與支付
在獲得獎助金申請核准後，扶輪社必須完成核准通知要求的付款事項，包括：

• 提供專案銀行帳戶的資料
• 指派兩位扶輪社員為簽署人
• 簽署全球獎助金法定同意書
• 將現金捐獻繳交扶輪基金會，或直接存入專案帳戶

核准通知內也包括安排旅程與購買旅遊險之類的重要資訊以及最新的獎助金條款與條
件。

依據專案的開支與分期計畫，基金會有時以分期付款的方式支付大型獎助金。資金必須
由社管理與撥配，不能交由非扶輪社員的夥伴或組織管理。若有夥伴組織支出費用，扶
輪社在接到收據後，應自專案帳戶付還款項。

如有超過500美元的獎助金未用餘款，除非地主國家不允許，必須將其歸還扶輪基金會
納入世界基金。

保留財務記錄
遵照你記載於開支計畫中的用途來按時使用獎助金，除非地主國家不允許，並保留詳細
記錄。大多數的獎助金只需依單式財務流水帳或分類帳簿方式記帳。

請以支票或其它可追蹤的方式支付相關專案的支出，存留所有75美元以上的支出收據正
本。如由一名執行電子付款，保留紙張記錄顯示是由兩名簽署人核准的付款。在分類帳
簿中保存詳細的收據及交易記錄。帳簿中必須記錄每筆交易的日期、金額、以及用途。
交易可涵蓋所獲利息或來自返還的收入。
盡量避免使用現金交易，但如果不能避免，請保留收據以確認現金支付。所有的收據必
須有供應商或服務供應者的簽署。所有現金交易必須由雙方贊助者核准，可以附有簽名
的證書為證據。
以下為扶輪贊助者如何藉由追蹤銀行帳戶與小額現金支付，確定專案資金流向的範例。
此範例以預算分類。

全球獎助金指南 5: 實行、監測、評估計劃專案 24
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