Page 70 - 2021-22GMS基金獎助金管理研習手冊

2020-21 GMS 扶輪基金獎助金管理研習會
2021-22 GMS 扶輪基金獎助金管理研習會

財務流水帳的例子
日期 交易/受帳人 銀行帳戶 銀行帳戶 現金 契約費用 物資費用 備註
美金) 肯亞幣 肯亞幣
先令） 先令）
2月1日 地主捐贈 1,000 地主直接捐贈至銀行帳戶
3月1日 來自基金會（+DDF 30,000 基金會將獎助金撥放銀行帳戶
3月8日 貨幣匯兌 (5,000) 425,000 資金由美金以電子方式轉為肯亞
先令
3月9日 ABC承包商 (150,000) 150,000 以肯亞先令支票支付
4月1日 小額現金 (25,000) 25,000 將資金轉為小額現金

4月2日 XYZ供應商 (3,500) 1,500 2,000 小額現金支付契約費用與物資

7月15日 返還 5,000 (5,000) ABC承包商將退款放進帳戶

餘額/總額) 26,000 255,000 21,500 146,500 2,000

保存文件
保存詳細記錄以符合扶輪社備忘錄、當地法律、以及標準商業執行方法。製作所有文件
的附本，有助於專案活動可在即使有火災或其他災禍發生時仍不受阻的持續進行。如果
當地法律規定必須將資料正本提交基金會，你仍需保留所有文件的副本。

為你的記錄保留以下文件

所有相關獎助金的通訊，包括電子郵件
與受惠者有關的文件，包括：
- 社區評估
- 任何合作組織的備忘錄
供應商提供的文件，包括：
- 報價
- 契約
相關獎助金的文件，包括：
- 與獎學金 受獎人與職業訓練 團隊提供的同意書
- 收據和發票
- 銀行結算單與其他財務文件
- 存貨
- 照片

保留所有扶輪社備忘錄中要求的文件，存放於至少有兩名人士知道並可取得的地點。在
獎助金結束後，將所有與獎助金相關的文件、報告書、與收據正本至少保留5年，或依當
地法律要求保留更久。獎學金 受獎人與職業訓練 團隊人士需要提交出於獎助金資助
的75美元或以上的費用收據。

全球獎助金指南 5: 實行、監測、評估計劃專案 25

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