Page 77 - 2024-25 GMS研習會手冊

遵循當地法律 請以支票或其它可追蹤的方式支付相關專案的支出。存留所有75美元以

扶輪基金會遵從國際規範，但某些國家或區域的法律可能比基金會的規 上的支出收據正本。如有人執行電子付款，保留紙張記錄顯示是由兩名
範更為嚴苛。瞭解和遵從當地法律是地主與國際贊助者雙方的責任。相 簽署人核准的付款。在分類帳簿中保存詳細的收據及交易記錄。帳簿中
獎助金協議書
反的，如果當地法律較為鬆懈，社仍須達到基金會要求的條件。 僅由基金 會與 社 簽 必須記錄每筆交易的日期、金額及用途。交易可涵蓋所獲利息或來自返
署，並受美國和伊利 還的收入。
在當地法律與基金會規範不相符的情況下 (例如銀行帳戶名相關規 諾州的法律管轄 (因
定)，則依情處理。有關詳情請洽詢付款協調員。 為扶輪基金會為伊利 盡量避免使用現金交易，但如果不能避免，請保留收據以確認現金
諾州的機構)。獎助
金贊助者亦應遵循自 支付，並確保所有的收據必須有供應商或服務供應者的簽名。所有現
資金轉帳與支付 身國家的法律。 金交易必須由雙方贊助者核准。可以附有簽名的收據為證據。
在獲得全球獎助金申請核准後，社必須完成核准通知要求的付款條
件，並包括下列事項： 保存文件

• 將現金捐獻繳交扶輪基金會，或直接存入獲准的專案帳戶 保存詳細記錄以符合扶輪社備忘錄、當地法律及標準商業執行方法。複
製所有文件，有助於專案活動可在即使有火災或其他災禍發生時仍不
• 填妥涵蓋於核准通知的付款或有事項
受阻的持續進行。如果當地法律規定必須將資料正本提交基金會，您仍
核准通知內也包括安排旅程與購買旅遊險之類的重要資訊以及最新的
需保留所有文件的副本。所有文件的紙本紀錄必須保存在扶輪社員能
獎助金條款與條件。
取得的安全地點。
依據專案的開支與分期計畫，基金會有時以分期付款的方式支付大型

獎助金。資金必須由社管理與撥配，不可交由非扶輪社員的夥伴或組 為您的記錄保留以下文件：
織管理。若有夥伴組織支出費用，扶輪社在接到收據之後，應自專案帳
所有相關獎助金的通訊，包括電子信件
戶付還款項。
與受益者有關的文件，包括：
- 社區調查
如果部分資金未使用且需返還，可參閱獎助金條款與條件，深入瞭解
- 與任何合作組織簽署的備忘錄
如何處理這些資金。
- 與受益機構或團體或 (當地市政府或政府機構等) 實施夥伴簽署的
其他協議
留下完整的財務紀錄
供應商提供的文件，包括：
遵照您記載於開支計畫中的用途來按時使用獎助金，並保留詳細的 - 報價單
記錄。大多數的獎助金只需依單式財務流水帳或分類帳簿方式記帳。 - 合約
全球獎助金預算的至多 10% 可用於包括維持財務紀錄等專案管理費 與獎助金有關的文件，包括：
用。 - 獎學金受獎人 與職業訓練團隊 同意書
- 收據和發票
- 銀行對帳單與其他財務文件
- 存貨
- 相片

全球獎助金指南 5：執行、監視及評估 32
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