Page 78 - 2024-25 GMS研習會手冊
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保留所有扶輪社備忘錄中要求的文件，存放於至少有兩名人士知道並可
取得的地點。在獎助金結束後，將所有與獎助金相關的文件、報告書與
收據正本至少保留5年，或依當地法律要求保留更久。獎學金受獎人 與
職業訓練團隊 隊員必須提交出於獎助金資助的75美元或以上的費用收
據。
盤存
制定盤存系統以追蹤使用獎助金而購入、製造或分配的設備和資產，並
確認這些資產的持有人或組織。社和地區不得擁有獎助金資產，所有獎
助金資產必須合法地歸屬於受益者。記錄獎助金資產所在地，即使在專
案完成後，仍有助於雙方贊助者與社區。例如因深管井易受地質變化而
增加砷污染的機會，因此有必要讓政府知道水井的位置，以定期測試水
質。
審核、考察及稽查
除了向扶輪社員提供專案規劃協助之外，基金會的技術專家顧問團也可
為基金會保管委員會評估全球獎助金資助的專案。技術專家顧問可進行
以下幾種評估：
• 技術審核：僅基於申請表專案技術可行性所執行的評估，並只在專案審
核期間評估。
• 現場考察：技術專家顧問成員考察從扶輪基金會獲得超過50,000美元
的全球獎助金專案，評估專案的規劃、實施和影響力。他們也可以考察
所有規模的專案，進行財務稽核。技術專家顧問考察通常持續三到四
天，視需要可以虛擬形式進行。基金會應支付技術專家顧問考察的所
有相關差旅支出。顧問在現場考察時可能觀察專案現場，並與資金贊
助者、社區人士、合作組織和其他參與專案規劃與實施的人士見面以
收集資訊。
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